Unter "Marketing" versteht man alle Maßnahmen eines Unternehmens, die eigenen Angebote so zu gestalten und darzustellen, dass sie von den Kund:innen wahrgenommen und nachgefragt werden. Wichtige Teilbereiche des Marketings sind z.B. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. in den Medien). Bei Veranstaltungen bzw. "Events" spielt das Marketing natürlich eine sehr große Rolle, weil es hier oft um ganz spezielle Zielgruppen mit besonderen Vorlieben geht. Im Rahmen des Event-Marketing sind die Eventkaufleute vor allem an der Gestaltung von Kommunikationsmitteln beteiligt, indem sie z.B. Newsletters, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge und ähnliches erstellen und gestalten (teilweise auch mit speziellen Computer-Grafikprogrammen). Zum Marketing gehört aber auch die ständige Marktbeobachtung, wobei die Eventkaufleute das erforderliche Material (z.B. Preise, Leistungen und Konditionen anderer Veranstaltungsorganisatoren) sammeln, auswerten und vergleichen.
Eventkaufleute sorgen dafür, dass im Betrieb alle erforderlichen Materialien und Arbeitsmittel (Büromaterial, Bürogeräte, Einrichtungsgegenstände usw.) in ausreichender Menge vorhanden sind und der Bedarf an Dienstleistungen (z.B. Ton- und Lichttechnik, Dekoration, Catering) und veranstaltungsspezifischen Produkten gedeckt ist. Sie ermitteln laufend den Bedarf an Material und Dienstleistungen, holen Anbote ein, vergleichen die Preise und Konditionen, führen die Warenbestellungen und Beauftragungen von Dienstleistungen durch und überwachen die Liefer- und Leistungstermine. Sie vergleichen die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung und kontrollieren die gelieferten Waren und Dienstleistungen. Bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen dokumentieren sie die Mängel und verfassen Reklamationsschreiben an die Lieferfirmen.
Der Aufgabenbereich "Office-Management" (also "Büro-Organisation") ist äußerst vielfältig. Die Eventkaufleute kümmern sich darum, dass die Geräte und Anlagen (PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage) alle funktionieren, wobei sie einfache Probleme gleich selbst erledigen, z.B. durch Beheben eines Papierstaus im Drucker oder durch Ersetzen leerer Tonerpatronen.
Im Rahmen der betrieblichen Kommunikation sorgen sie für die Erfassung, Strukturierung, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen. Sie beantworten Anfragen und holen Auskünfte ein (telefonisch oder per E-Mail) und erledigen den Schriftverkehr (Briefe, E-Mails usw.). Weiters bearbeiten sie den Posteingang und Postausgang; sie frankieren die Versandstücke und beauftragen die Zustelldienste. Im Bereich der elektronischen Kommunikation haben sie die Aufgabe, E-Mails zu beantworten und weiterzuleiten. Das Terminmanagement umfasst das Koordinieren von Terminen und Terminänderungen, das Dokumentieren und Verwalten der Termine im Kalendersystem des Betriebs und das Verschicken von Termin-Informationen und Unterlagen.
Alle finanziellen Angelegenheiten eines Betriebes oder einer Behörde müssen genauestens dokumentiert werden, so auch im Eventbereich. Eventkaufleute prüfen alle Belege (Rechnungen, Zahlungsbelege) auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie ordnen die Belege nach Datum, Herkunft und Belegart und bereiten sie für die Verbuchung vor. Sie prüfen die Rechnungen auf rechnerische und sachliche Richtigkeit und führen die Zahlungen per Zahlschein oder Online-Überweisung durch. Die Überprüfung der Zahlungsein- und -ausgänge erfolgt durch regelmäßige Kontrolle der Kontoauszüge. Und schließlich gehört zum Rechnungswesen auch die Aufbereitung der Finanz-Daten, die Ermittlung von Kennzahlen und die Erstellung von Statistiken (z.B. Absatzstatistiken), um der Betriebsführung Grundlagenmaterial für die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen liefern zu können.
